Führender Hersteller von Drucksystemen

Für jede Maschinentypserie wird eine umfangreiche Dokumentationsart mit dem Titel „Inbetriebnahme“ erstellt. Dieses Dokument umfasst mehrere hundert Seiten und enthält eine Vielzahl von technischen Beschreibungen, Handlungsaufforderungen, Checklisten sowie Formularfeldern zur individuellen Datenerfassung.

Die Erstellung der Dokumentation erfolgt aktuell mit einem klassischen DTP-Tool. Die Inhalte sind statisch aufgebaut und werden in gedruckter Form zur jeweiligen Maschine mitgeliefert.

Nach Abschluss der Inbetriebnahme wird das vollständig ausgefüllte Dokument eingescannt und als Gesamt-PDF archiviert. Dabei ist jedoch nicht das komplette Dokument inhaltlich relevant, sondern ausschließlich die handschriftlich vorgenommenen Eintragungen innerhalb der Checklisten und Formularfelder

Diese Vorgehensweise führt zu mehreren Herausforderungen:

• Sehr hohe Dokumentenumfänge pro Maschinentypserie
• Medienbruch zwischen digital erstelltem Dokument und handschriftlicher Bearbeitung
• Zeit- und Speicheraufwand durch das vollständige Einscannen umfangreicher Dokumente
• Eingeschränkte Durchsuchbarkeit und Auswertbarkeit der erfassten Daten

Der dargestellte Use Case zeigt somit deutlich das Potenzial für eine digitale, formularbasierte Lösung, bei der ausschließlich die relevanten, variablen Inhalte strukturiert erfasst, gespeichert und archiviert werden – ohne den Umweg über Papier und vollständige Scanprozesse.

Auf der Suche nach einer Lösung für diese Aufgabenstellung wandten sich die Verantwortlichen an STAR.

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