1. Kaufen Sie gesteuerte Qualität ein!
Maximale Qualität im Übersetzungsprozess entsteht nur bei einem straff organisierten Qualitätsmanagement und direkten Kontakt zu den beteiligten Übersetzerressourcen. Zum Einsatz sollten ausschließlich qualifizierte Muttersprachler*innen im Zielland kommen, die entweder in fester Anstellung in den Niederlassungen des Lieferanten arbeiten oder vertraglich gebundene Freiberufler*innen.
Achten Sie auf:
- Vollständige ISO-Zertifizierung des Gesamtunternehmens nach DIN EN ISO 9001 mit entsprechendem Qualitätsmanagementsystem.
- Verzicht auf unkontrollierbare Unterlieferantenketten und willkürliche Auftragsvergabe über Job-Portale, stattdessen Übersetzungsproduktion „inhouse“ mit fest angestellten Muttersprachler*innen vor Ort in den Länderniederlassungen des Lieferanten oder mit gleichwertigen Freiberufler*innen.
- Qualitätssicherung mit allgemeiner (z.B. für Terminologie- und Konsistenzprüfungen) oder speziell auf die Anforderungen des Kunden abgestimmter Prüfsoftware.
- Optionale zusätzliche Qualitätssicherung zum Beispiel durch eine Lektoratsabteilung für Sonderthemen.
- Weltweit beim Lieferanten definierte und gelebte einheitliche Prozess- und Qualitätsstandards.
2. Kaufen Sie Automatisierungstechnologie ein!
Eine effektive Kostenreduktion in der Übersetzungsproduktion ist nur bei flächendeckendem Einsatz automatisierter Übersetzungsprozesse möglich. Der Lieferant sollte über solche Technologie verfügen und die dazu erforderlichen IT-Spezialist*innen bereithalten.
Achten Sie auf:
- Flächendeckenden Einsatz von automatisierter Übersetzung mit Translation-Memory-Technologie.
- Dadurch nachweisbare Erfolge in der Reduzierung manuell zu übersetzender Textanteile bei langjähriger Zusammenarbeit. Ausschlaggebend für die Gesamtkosten eines Übersetzungsprojekts ist der Automatisierungsgrad und nicht der Wort-/Zeilenpreis.
- Workflow-Automatisierung mit weitestgehendem Entfall manueller Prozessschritte.
- Einsatz von KI u.a. durch maschinelle Übersetzung, idealerweise einhergehend mit einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 18587:2017 als Nachweis für eine transparente und nachhaltige Verwendung von MT-Technologien im Rahmen der Übersetzungsprozesse.
- Hohe technologische Kompetenz und Verlässlichkeit des Lieferanten hinsichtlich der eingesetzten Software.
3. Kaufen Sie Erfahrung ein!
Wie bei jeder akademischen Dienstleistung ist die Erfahrung der beteiligten Mitarbeiter*innen bei der Übersetzung und im Produktionsprozess ein entscheidender Faktor.
Achten Sie auf:
- Langjährige Präsenz des Lieferanten am Markt.
- Eine Größe von mindestens 50 (besser 100) fest angestellten Mitarbeiter*innen beim Lieferanten, die es ermöglicht, Spezialistenteams für jeden Prozessschritt einzusetzen.
- Kontinuität in der Belegschaft und im Management des Lieferanten (geringe Fluktuation).
- Übersetzer*innen mit langjähriger Erfahrung im von Ihnen beauftragten Fachgebiet; gegebenenfalls durch Lebensläufe oder Arbeitsproben nachweisen lassen.
- Langjährige Zusammenarbeit des Lieferanten mit Unternehmen, die vergleichbar hohe Anforderungen stellen und in Ihrer oder ähnlichen Branchen agieren.
4. Kaufen Sie Kapazität ein!
Große und international strukturierte Anbieter können problemlos und kurzfristig neue Kunden und große Aufträge bedienen une ermöglichen kurze Ramp-up-Phasen.
Achten Sie auf:
- Einen großen Pool an qualifizierten fest angestellten und freiberuflichen Übersetzer*innen.
- Ein international strukturiertes Netzwerk an Auslandsniederlassungen des Lieferanten in allen Ländern, für die Sie Übersetzungen beauftragen.
- Zentrale Projektsteuerung (Single Point of Contact) und dezentrale Produktion in den Zielländern.
5. Kaufen Sie Sicherheit ein!
Oft werden Informationen in die Übersetzung gegeben, die einen hohen Schutzbedarf haben, wie zum Beispiel zu noch nicht auf dem Markt verfügbaren Produkten, zu firmeninternen Vorgängen oder der wirtschaftlichen Situation von Unternehmen. In all diesen Fällen muss der Übersetzungsdienstleister durch technische und prozessuale Maßnahmen sicherstellen, dass diese Informationen mit der höchstmöglichen Vertraulichkeit und Sicherheit bearbeitet werden. Weiterhin muss der Übersetzungsdienstleister gegen unvorhergesehene Betriebsunterbrechungen abgesichert sein, um die Kunden reibungslos bedienen zu können.
Achten Sie auf:
- Zertifizierungen nach ISO 27001 oder nach TISAXⓇ, die gewährleisten, dass die unternehmensinternen Prozesse des Lieferanten hinsichtlich Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität konform zum definierten Standard für Informationssicherheit gelebt werden.
- Bereitstellung eines sicheren Kundenportals oder anderer, abgesicherter Kanäle für die Datenübertragung
- Regelmäßige Informationssicherheits-Schulungen und Awareness-Maßnahmen für die Mitarbeiter*innen
